Die neue E-Rechnungspflicht

Ab dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig eine elektronische Rechnung (E‑Rechnung) zu verwenden. Bei der Einführung dieser obligatorischen (verpflichtenden) E‑Rechnung gelten Übergangsregelungen. Insbesondere private Endverbraucher sind von diesen Regelungen nicht betroffen.

Die E-Rechnung, kurz für elektronische Rechnung, ist ein digitales Dokument, das zur Abrechnung von Waren und Dienstleistungen verwendet wird. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen wird die E-Rechnung elektronisch erstellt, versendet und empfangen.

Eine PDF-Datei ist keine E‑Rechnung.

Eine E‑Rechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar. Eine Bilddatei, ein PDF oder eine eingescannte Papierrechnung erfüllen diese gesetzlichen Anforderungen nicht.

Die elektronische Betriebsprüfung

Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) wird ausgeweitet. Dieses Verfahren zielt darauf ab, Betriebsprüfungen durch die Rentenversicherungsträger effizienter und digitaler zu gestalten. Seit 2023 müssen bereits die Entgeltabrechnungsdaten digital übermittelt werden. Ab dem 1. Januar 2025 müssen nun auch Daten aus der Finanzbuchhaltung digital übertragen werden.

Die Betriebsprüfung beginnt am vereinbarten Termin mit der Übergabe der Unterlagen und einem kurzen Einführungsgespräch. Anschließend wird der Prüfer die Unterlagen sichten und kontrollieren. Bei Unstimmigkeiten oder fehlenden Dokumenten kann sich der Prüfer mit Fragen an den Steuerpflichtigen wenden.

Änderungen für Kleinunternehmer

(www.fuer-gruender.de)

Für Kleinunternehmer gibt es gleich mehrere Neuerungen zum Jahr 2025. Das entlastet in der Buchhaltung und eröffnet gleichzeitig neue Geschäftsmöglichkeiten.

1. Neue Umsatzgrenzen in der Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung wird ab dem 1. Januar angehoben und erweitert. Ab diesem Datum gilt: Selbstständige können die Kleinunternehmerregelung beanspruchen, wenn sie:

• im Vorjahr einen Umsatz von bis zu 25.000 € erzielt haben.
• im laufenden Jahr einen Umsatz von bis zu 100.000 € erwarten.

Das schafft mehr Spielraum und erleichtert den Einstieg in die Selbstständigkeit.

Rückblick: die bisherigen Umsatzgrenzen

Bis Ende 2024 galten deutlich niedrigere Umsatzgrenzen. Selbstständige konnten Kleinunternehmer sein, wenn ihr Gesamtumsatz im Vorjahr 22.000 € nicht überstieg. Im laufenden Jahr war die Voraussetzung, dass der Gesamtjahresumsatz voraussichtlich 50.000 € nicht überschreitet.

Im Vergleich dazu bedeuten die neuen Schwellenwerte eine Verdopplung der Prognosegrenze und eine Erhöhung der Vorjahresumsatzgrenze um 3.000 €. Diese Anpassung zu 2025 berücksichtigt nicht nur die Inflation. Auch die Wettbewerbsfähigkeit von Kleinunternehmern wird gestärkt.

2. Neuerungen für grenzüberschreitende Tätigkeiten

Eine entscheidende Änderung ist die Internationalisierung der Kleinunternehmerregelung. Ab 2025 können auch Kleinunternehmer, die in anderen EU-Ländern tätig sind, unter bestimmten Bedingungen diese Regelungen auch dort nutzen. Das ist vor allem für Unternehmen interessant, die grenzüberschreitend agieren – beispielsweise im E-Commerce oder bei Dienstleistungen.

Durch erweiterte Anwendung der Kleinunternehmerregelung könnte die Verpflichtung entfallen, für Umsätze in anderen EU-Ländern Umsatzsteuer über das OSS-Verfahren abzuführen. Das würde den administrativen Aufwand minimieren, da keine quartalsweisen OSS-Meldungen einzureichen sind. Auch kann die Umsatzsteuerabrechnung für die betroffenen Umsätze in anderen EU-Ländern entfallen.

Unsere Empfehlungen für Kleinunternehmer, die grenzüberschreitend tätig sind:

• Kleinunternehmerregelungen prüfen: Informiert euch, in welchen Ländern ihr als Kleinunternehmer agieren könnt.
• Schwellenwert überwachen: Beachtet den Schwellenwert der Kleinunternehmerreglung. Bei Überschreiten der Grenze ist es möglich, dass ihr doch umsatzsteuerpflichtig im Ausland werdet.

Gut zu wissen: Für die Teilnahme an der EU-weiten Kleinunternehmerregelung (EU-KU-Regelung) wird es eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (KU–IdNr.) geben. Die Arbeiten zur Einführung laufen noch. Zum 1. Januar 2025 sollen aber entsprechende Informationen über das Bundeszentralamt für Steuern zur Verfügung gestellt werden.

Änderungen bei der Umsatzsteuervoranmeldung

Auch im Bereich der  Umsatzsteuer  gibt es eine deutliche Erleichterung. Ab 2025 muss die Umsatzsteuervoranmeldung nur noch vierteljährlich abgegeben werden. Dafür darf die Zahllast im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 9.000 € betragen. Bis 2024 lag diese Grenze bei 7.500 €, was viele kleine Unternehmen zu monatlichen Meldungen verpflichtet hat.

Mit der Erhöhung um 1.500 € zu 2025 können Unternehmen mit einer geringeren Steuerlast nun auf die vierteljährliche Meldung umstellen. Das reduziert den Verwaltungsaufwand und verschafft mehr Zeit für das Tagesgeschäft.

Erhöhung des Grundfreibetrags

Der Grundfreibetrag bei der Einkommenssteuer wird im kommenden Jahr noch einmal stärker angehoben als ursprünglich geplant. Laut aktuellen Angaben des Bundesfinanzministeriums soll der Freibetrag 2025 um 312 € auf insgesamt 12.096 € steigen. Damit bleibt ein größerer Teil des Einkommens steuerfrei.

Ursprünglich war eine geringere Erhöhung vorgesehen. Doch diese wurde um weitere 12 € aufgestockt. Auch für 2026 sind weitere Anhebungen geplant auf 12.348 €. Die Erhöhung des Grundfreibetrags bringt eine kleine finanzielle Entlastung. Gerade Selbstständige mit niedrigeren Einkommen oder schwankenden Einnahmen werden den positiven Effekt spüren können.

Hochsetzung des Mindestlohns und der Verdienstgrenze für Minijobber

Auch der Mindestlohn wird 2025 hochgesetzt: um 41 Cent auf 12,82 € pro Stunde. Für alle Arbeitgeber bedeutet das, höhere Personalkosten frühzeitig in ihre Kalkulation einzuplanen. Das gilt zum Beispiel bei der Beschäftigung von Minijobbern und geringfügig Beschäftigten.

Durch die Anhebung des gesetzlichen Mindestlohns auf 12,82 € pro Stunde erhöht sich auch die Verdienstgrenze für geringfügig entlohnte Minijobber. Diese ist an den Mindestlohn gekoppelt und wird nach folgender Formel berechnet:

(Mindestlohn x 130) / 3

Anpassungen bei der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung

2025 steigen die Beitragsbemessungsgrenzen für die Kranken-, Pflege- und die Rentenversicherung. Grund sind die gestiegenen Löhne und Gehälter.

In der Krankenversicherung werden sie auf 66.150 € pro Jahr hochgesetzt. Das entspricht einem Monatseinkommen von 5.512,50 €. Bis zu dieser Grenze wird das Einkommen für die Beiträge zur gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung herangezogen.

Der Beitragssatz zur sozialen Pflegeversicherung wird mit Beginn des Jahres 2025 um 0,2 Prozentpunkte angehoben.

Die neue Wirtschaftsidentifikationsnummer

Bereits seit Oktober 2024 erfolgt die stufenweise Einführung der  neuen  Wirtschafts-Identifikationsnummer. Sie besteht aus dem Kürzel DE für Deutschland und einer 9-stelligen Ziffernfolge. Erhalten sollen sie bis Ende 2026 alle in Deutschland wirtschaftlich tätigen Personen und Organisationen. Die Zuteilung erfolgt ohne Antragstellung.

Diese einheitliche Kennung soll den bürokratischen Aufwand reduzieren und die steuerliche Verwaltung vereinfachen. Geplant ist das Ende der Einführungsphase 2026. Bis dahin bleibt die Angabe der Wirtschaftsidentifikationsnummer optional.