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Durch die Digitalisierung haben sich die Kommunikation, aber auch viele Kollaborationsprozesse in den Unternehmen grundlegend verändert. Warenwirtschaftssysteme (WWS) sind in diesen Kontext einzuordnen. Sie ermöglichen die Optimierung aller warenwirtschaftlichen Prozesse. Unternehmen können hierdurch ihre Kosten senken und Wettbewerbsvorteile für sich generieren.

Warenwirtschaft und Warenwirtschaftssysteme

Die Warenwirtschaft eines Unternehmens umfasst alle Tätigkeiten, die darauf gerichtet sind, Warendurchflüsse zu steuern. Hierzu gehören alle physischen Warenbewegungen, aber auch das Management der personellen, finanziellen und sonstigen Ressourcen, die für warenwirtschaftliche Prozesse nötig sind. Im Unternehmen hat die Warenwirtschaft die folgenden Aufgaben zu erfüllen:

– Sicherstellung aller benötigten Materialien für die Produktion in den benötigten Mengen und der jeweils definierten Qualität
– Bestellungsabwicklung gegenüber Kunden
– Steuerung von Wareneingang, Warenausgang und der Lagerhaltung
– Prozess- und Kostencontrolling aller warenwirtschaftlichen Aktivitäten.

Warenwirtschaftssysteme bilden warenwirtschaftliche Prozesse auf digitalem Wege ab. Hierfür hinterlegen und verarbeiten sie alle relevanten Daten auf einer zentralen Plattform. Je nach Digitalisierungsgrad können WWS auch für externe Partner – Lieferanten und Kunden – geöffnet werden und integrieren dann die gesamte Wertschöpfungskette dieses Unternehmens. Auch Warenwirtschaftssysteme, die lediglich firmenintern verwendet werden, leisten jedoch einen wesentlichen Beitrag zur Steuerung der Lieferanten- und Kundenbeziehungen und damit zum wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens. Betriebswirtschaftliche Auswertungsfunktionen ermöglichen ein kontinuierliches Tracking der finanziellen und geschäftlichen Performance.

In welchen Unternehmen werden Warenwirtschaftssysteme eingesetzt?

Ursprünglich kamen WWS vor allem in größeren Handels- und Logistikfirmen eingesetzt. Heute sind sie auch in produzierenden Branchen zur Steuerung von Beschaffung und interner Materialversorgung unverzichtbar. Die Unternehmensgröße spielt dafür keine Rolle. Im E-Commerce dienen WWS dazu, Aktivitäten und Daten aus verschiedenen Verkaufskanälen in einem gemeinsamen Steuerungssystem zu integrieren.

Wie sind Warenwirtschaftssysteme aufgebaut?

Gängige Warenwirtschaftssysteme bestehen mindestens aus den folgenden Komponenten:

– Einkauf – Angebots- und Bestellungsmanagement, Disposition und Reklamationen
– Verkauf – Verwaltung von Vertriebs- und Kundendaten, Retourenmanagement, Überwachung aller anderen vertriebsrelevanten
Daten (beispielsweise Planung und Erfolgskontrolle von Aktionen)
– Lagerwirtschaft – Verwaltung von Lagerplätzen und Beständen, Warenauszeichnung, Inventuren
– Warenausgang – Auftragsbearbeitung, Kommissionierung, Warenausgangskontrolle und Versand.

Darüber hinaus sind viele WWS mit weiteren Funktionalitäten wie Mitarbeiter- oder Projektverwaltung ausgestattet. Durch digitale Schnittstellen werden Warenwirtschaftssysteme an andere Bereiche und Systeme – Rechnungswesen, Logistik oder CRM – angebunden. Zum Teil sind CRM-Funktionen auch direkt in das Warenwirtschaftssystem integriert. Vor allem Warenwirtschaftssysteme für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bestehen häufig aus einzelnen Modulen, sodass es möglich ist, sie an die spezifischen Anforderungen der Verwender anzupassen.

WWS versus ERP-System

In der Praxis werden die Begriffe WWS und ERP-System häufig synonym verwendet – das Kürzel ERP steht für Enterprise Resource Planning. Jedoch ist der Funktionsumfang eines Warenwirtschaftssystems im Vergleich zu ERP-Systemen deutlich geringer. Ein ERP-System steuert nicht nur die Warenwirtschaft, sondern sämtliche Geschäftsbereiche eines Unternehmens – integriert sind hier auch Finanzbuchhaltung Rechnungswesen und Controlling, Personal- und Projektmanagement, Marketing, Vertrieb und CRM.

Welche Vorteile sind mit dem Einsatz von WWS verbunden?

Warenwirtschaftssysteme bieten Unternehmerinnen Unterstützung und eine gezieltere Organisation, die die Arbeitsprozesse erleichtern. Warenwirtschaftssysteme generieren Vorteile in den folgenden Bereichen:

– Prozessoptimierung und Zeitersparnis
– Automatisierung von Routinetätigkeiten
– Zentrale Datenverwaltung und Echtzeit-Datenabruf
– Prozesstransparenz und Fehlerreduktion
– Kosteneinsparungen durch integrierte Lagerhaltung und Beschaffung
– Vermeidung von Lieferengpässen
– Kurze Reaktionszeiten auf Bestellungen.

Durch den Einsatz von Warenwirtschaftssystemen optimieren Unternehmen interne und externe Kollaborationsprozesse. Gleichzeitig tragen die Systeme dazu bei, die Kundenzufriedenheit durch eine passgenaue Abwicklung von Bestellungen zu verbessern.

Mit welchen Nachteilen müssen Verwender rechnen?

Einen Beitrag zur Verbesserung der Prozessqualität in der Warenwirtschaft und zur generellen Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens leisten WWS nur dann, wenn sie den unternehmensspezifischen Anforderungen und Bedürfnissen optimal entsprechen. Ein zu groß dimensioniertes WWS ist in der Regel keine wirtschaftliche Lösung, außerdem sollte das zu implementierende System Individualisierungsmöglichkeiten bieten und skalierbar sein.

Welches WWS passt zum Unternehmen?

Grundsätzlich müssen Unternehmen bei der Anschaffung eines Warenwirtschaftssystems zwei Entscheidungen treffen. Zum einen geht es darum, ob sie ein geschlossenes, offenes oder integriertes WWS implementieren wollen. Geschlossene WWS verfügen über keine Schnittstellen zu anderen Systemen, offene WWS sind an mindestens ein weiteres Digitalsystem im Unternehmen angebunden. Integrierte Systeme enthalten alle relevanten warenwirtschaftlichen Funktionalitäten, über Schnittstellen sind sie sowohl mit internen als auch mit externen Systemen integrierbar. Zum anderen steht die Entscheidung an, ob das WWS auf individuell programmierter Software, einer kaufmännischen Standardlösung oder einer Branchensoftware basieren soll.

KMU sind gut beraten, für die Digitalisierung ihrer Warenwirtschaft ein System zu wählen, das auf ihre speziellen Bedürfnisse zugeschnitten ist. Insbesondere Systeme, die alle Funktionalitäten bieten, die für kleine und mittlere Unternehmen wichtig sind, sich dabei jedoch schlank und flexibel präsentieren.

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