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für Gründerinnen

Die Idee mit dem eigenen Unternehmen hat funktioniert. Das Geschäft beginnt zu laufen, aber die Arbeit, die damit anfällt, ist von einer Person allein nicht zu bewältigen.

Es braucht Mitarbeiter*innen!

Eigentlich eine tolle Sache, wenn das die Sache mit der Lohnbuchhaltung nicht wäre! Denn für jede Angestellte, jeden Angestellten muss es Lohn- und Gehaltsabrechnungen im eigenen Unternehmen geben.

Mitarbeiterstammdaten, Lohnkonten, Lohnsteuer oder Krankenkassenbeiträge. Alles böhmische Dörfer?

Dann sind hier ein paar Tipps und Erklärungen, die helfen können, die Lohnbuchhaltung selbst in Angriff zu nehmen. Falls keine Zeit dafür übrig ist, können Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung auch outgesourct werden.

Was ist der Unterschied zwischen Gehalt und Lohn?

Gehalt:

Ein Gehalt ist jeden Monat gleich. In der Gehaltsverhandlung spricht man deshalb auch häufig über das Jahresgehalt.
Wichtig ist, dass es eine Gleichbehandlung der Geschlechter im Arbeitsleben gibt.

Lohn:

Beim Lohn kann sich der monatliche Auszahlungsbetrag ändern, da zur Berechnung die Arbeitszeit als Berechnungsgrundlage genommen wird.

Aufgaben der Lohnbuchhaltung

Die zentrale Aufgabe der Lohnbuchhaltung ist die Abrechnung und Erfassung der Mitarbeitergehälter. Hier werden alle wichtigen Aspekte der Lohn- und Gehaltszahlung, wie zum Beispiel der Leistungszeitraum, das Auszahlungsdatum und der konkrete Lohnanspruch (hier der Brutto- und Nettobetrag) eines jeden Mitarbeiters von uns für Sie erfasst.

Informationen, die in einem Lohnkonto enthalten sein müssen

  • Vollständiger Name
  • Geburtsdatum
  • Vollständige Adresse
  • ELStAM (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale)
  • Freibetrag für Lohnsteuerabzug
  • Ggf. Informationen zur Lohnsteuerbefreiung
  • Vorsorgefreibetrag

Personenstammdaten

Jeder Arbeitnehmer bekommt mit Einstellung im Unternehmen ein sogenanntes Lohnkonto, das seine Personenstammdaten wie Vorname, Familienname, Geburtstag, Wohnort und Adresse auflistet. Diese Personenstammdaten werden von der Lohnbuchhaltung gepflegt.

Neben den Stammdaten werden im Lohnkonto personenbezogene Informationen, zum Beispiel die Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug und allgemeine Besteuerungsmerkmale jedes Angestellten aufgeführt.

  • Lohnzahlungszeitraum
  • Tag der Lohnzahlung
  • Arbeitslohn und die Zusammensetzung der Summe

Die Lohnbuchhaltung ermittelt also die Gesamtbezüge der Mitarbeiter*innen.

Meldeerfordernisse

Es gibt bei der Lohnbuchhaltung sogenannte Meldeerfordernisse. Dazu gehören die Lohnsteueranmeldung, die Krankenkassen-Beitragsnachweise und die Meldungen der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung, also der Sozialversicherungen wie Krankenkasse, Pflegekassen und Rentenversicherungen.

Der Arbeitgeber ist durch die DEÜV dazu verpflichtet, für die Arbeitnehmer Meldungen zu erstatten. Diese dienen dazu, die Ansprüche der Beschäftigten gegenüber den Kassen und Versicherungsträgern sicherzustellen.

Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung

Wer arbeitet, bekommt ein Gehalt bzw. einen Lohn. Damit das Geld auch auf dem Konto der Arbeitnehmer*innen landet, erstellt die Lohnbuchhaltung die Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die Buchungsbelege, die dann an die Abteilung der Finanzbuchhaltung gegeben werden.

Gehaltsabrechnungen

Jeden Monat muss der Angestellte/die Angestellte mit Auszahlung des Gehalts auch eine Gehaltsabrechnung bekommen. So wird nachvollziehbar, wie sich das Gehalt zusammensetzt.

Zu einer Gehaltsabrechnung gehören folgende Informationen:

  • Name und Anschrift
  • Geburtsdatum
  • Steueridentifikationsnummer
  • Steuerklasse
  • Sozialversicherungsnummer
  • Beginn der Beschäftigung
  • Ggf. Ende der Beschäftigung
  • Abrechnungszeitraum, Steuertage, Sozialversicherungstage
  • Lohnsteuerklasse
  • Ggf. Kinderfreibeträge
  • Ggf. Steuerfreibeträge

Kurz zusammengefasst:

Die Aufgaben der Lohnbuchhaltung sind die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die Pflege sämtlicher Mitarbeiterstammdaten, die Führung von Lohnkonten, die Meldung notwendiger Beiträge und die Erstellung von Buchungsbelegen für die Finanzbuchhaltung. Die rechtlichen Grundlagen befinden sich dafür in der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung, der Gewerbeordnung und der Entgeltbescheinigungsverordnung.

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